Privacyverklaring ROM Utrecht Region

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Het is best een hele kluif, dus stuur ons gerust een bericht wanneer we je extra uitleg kunnen geven!

Even in het kort, wie/wat is de ROM

De ROM is een BV, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78171717. Onze contactgegevens zijn: 

ROM Regio Utrecht BV
info@romutrechtregion.nl
Euclideslaan 1, 3584 BL, Utrecht

Voor vragen over deze privacyverklaring zijn we bereikbaar op werkdagen tussen 09.00 uur en 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0)85 022 13 44. Ook kun je contact opnemen via het bovengenoemde e-mailadres. 

Verwerkingen van persoonsgegevens

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt de ROM persoonsgegevens?

De ROM verwerkt jouw gegevens voor de volgende doelen:

1. Het opslaan van persoonsgegevens in ons CRM-systeem
2. Verzending van onze nieuwsbrief, indien je aangegeven hebt deze te willen ontvangen
3. Verzending van uitnodigingen voor bijeenkomsten of events waarvan we verwachten dat deze voor jou interessant zijn, georganiseerd door de ROM, of waar de ROM bij betrokken is
4. Om je in de toekomst te informeren over actuele en mogelijk voor jou interessante activiteiten waar de ROM bij betrokken is
5. Voor het verbeteren van gepersonaliseerde mailings en uitnodigingen, op basis van jouw voorkeuren en interessegebieden (Digital, Sustainability, Health, Innoveren, Internationalisering, Investeren), passend bij de ROM-agenda. Ook gebruiken we jouw gegevens om de programmering van onze events en dienstenverlening nog beter aan te laten sluiten.

Op basis van welke grondslagen worden de persoonsgegevens verwerkt?

De ROM verwerkt jouw persoonsgegevens:

1. Op basis van de toestemming van de betrokkene voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor het verzenden van de nieuwsbrief, verzenden van uitnodigingen of voor het beantwoorden van een vraag, klacht of andersoortige communicatie
   Of
2. Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent
3. Omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de ROM. Dit bestaat uit het concrete belang van de ROM om vragen, klachten of andersoortige communicatie op verzoek van jou af te kunnen handelen, het praktische belang van de ROM om een evenement te kunnen organiseren of het belang van de ROM om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en optimaliseren.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, dan kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

Hieronder beschrijft de ROM welke verwerkingen van persoonsgegevens onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Wij gaan altijd zorgvuldig met jouw gegevens om. De ROM zal jouw persoonsgegevens zorgvuldig (digitaal) opslaan en met de nodige beveiligingsmaatregelen beschermen. Jouw persoonsgegeven worden niet doorverkocht. De ROM koopt zelf ook geen gegevens.

Verwerkingen van persoonsgegevens via de website

Gebruik van het contactformulier, de virtuele assistent en de quick scan 

Wij maken gebruik van Landbot voor de communicatie op onze website. Dit cookie komt van Landbot. Landbot deelt geen anonieme data met derden. Zie ook de Privacy Policy van Landbot.

Als je daarvan gebruikt wenst te maken, dan vraagt de ROM je om de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

1. Bedrijfsnaam
2. Functie
3. Voornaam
4. Achternaam
5. E-mailadres

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de afhandeling van jouw vraag, klacht of andersoortige communicatie. Jouw gegevens worden opgeslagen in het CRM-bestand van de ROM en aangevuld met bedrijfsinformatie als vestigingsplaats, sector en betrokkenheid bij ROM-initiatieven. Indien je aangeeft ook de nieuwsbrief te willen ontvangen, gebruiken we jouw gegevens om je de nieuwsbrief toe te kunnen sturen. Daarom moeten de persoonsgegevens ook verplicht worden ingevuld. De ROM verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden. Afhankelijk van het formulier dat je hebt ingevuld, vullen we jouw gegevens aan met interessegebieden Groen, Gezond, Slim, Digital, Duurzaam, HCA, Innoveren, Internationalisering, Investeringsfondsen en/of Research. Deze persoonsgegevens worden bewaard tot je aangeeft de gegevens te willen wijzigen of te verwijderen.

Aanmelden voor een evenement

Het is mogelijk dat je jezelf via de website inschrijft voor een evenement of bijeenkomst. Juridisch gezien sluit je dan een overeenkomst met de ROM. Op deze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Je dient daarvoor in het bijbehorende formulier de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

1. Bedrijfsnaam
2. Functie
3. Voornaam
4. Achternaam
5. E-mailadres
6. Telefoonnummer (optioneel)

Als bovenstaande persoonsgegevens niet door je worden verstrekt, dan kun je jezelf niet aanmelden voor het evenement.

De persoonsgegevens worden gebruikt om een deelnemerslijst van het evenement bij te kunnen houden. Jouw gegevens worden opgeslagen in het CRM-bestand van de ROM. Deze deelnemerslijst wordt gebruikt vanuit praktische doeleinden, bijvoorbeeld om te bepalen of een evenement wel of niet door kan gaan in verband met de daarvoor getoonde animo. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de ROM en van jou. Dit belang bestaat concreet uit het praktische belang van de ROM om een evenement te kunnen organiseren.

De ROM legt vast welke bezoekers haar evenementen/bijeenkomsten hebben bezocht, ter verbetering van onze activiteiten, diensten en informatieverstrekking. Jouw persoonsgegevens kunnen na het sluiten van de overeenkomst ook worden gebruikt om contact met je op te nemen voor gelijksoortige evenementen, of met het oog op netwerk gerelateerde activiteiten passend bij de dienstverlening van de ROM, waarvan de ROM denkt dat het voor jou relevant kan zijn, dan wel waar je een relevante bijdrage aan zou kunnen leveren. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat wij jouw gegevens verwerken in het netwerk. Let op dat je te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar, jouw gegevens kunt inzien en indien gewenst kunt wijzigen dan wel laten verwijderen. De ROM zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen contact met je opnemen. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacy beleid ook aan de orde.

Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden. Als wij een evenement organiseren met een partner die een bijdrage levert aan het evenement, worden jouw gegevens mogelijk met deze partner gedeeld in het kader van het organiseren van het evenement.

Let op dat tijdens het evenement foto’s kunnen worden gemaakt. Daarover tref je verderop in dit privacy beleid meer informatie aan.

Aanmelden nieuwsbrief ROM Utrecht Region

Via de website en kun je jezelf aanmelden voor de nieuwsbrief van de ROM. Met het inschrijfformulier vragen we de volgende gegevens:

1. Voornaam
2. Achternaam
3. Bedrijfsnaam
4. Functie
5. E-mailadres

We slaan jouw persoonsgegevens op in ons CRM-bestand, om je de nieuwsbrief toe te kunnen sturen. Deze persoonsgegevens worden bewaard tot je aangeeft de gegevens te willen wijzigen of te verwijderen.

Solliciteren

Via de website word je doorgelinkt naar www.rom-utrecht-region.homerun.co en kun je reageren op een vacature van de ROM. Met het sollicitatieformulier vragen we de volgende gegevens:

1. Voornaam
2. Achternaam
3. E-mailadres
4. Woonplaats (optioneel)
5. Telefoonnummer (optioneel)
6. LinkedIn (optioneel)
7. Opleiding (optioneel)
8. Ervaring (optioneel)
9. Upload van je CV
10. Upload van je motivatiebrief
11. Eventuele aanvullende vragen

Wanneer je bij ons solliciteert, verzamelen wij de gegevens die je bij ons achter laat via het sollicitatieformulier en tijdens eventueel contact. Deze gegevens worden bewaard in het gesloten recruitment systeem Homerun. We gebruiken jouw gegevens alleen voor de behandeling van jouw sollicitatie. Aan het einde van de sollicitatieprocedure sluiten we de vacature en de gegevens van de kandidaten worden verwijderd uit het systeem, tenzij we je aangegeven hebt dat wij jouw gegevens langer mogen bewaren. Hiervoor vragen wij altijd jouw toestemming.

Verwerkingen die betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen 

Introductie

Langs deze weg informeren wij je ook over een aantal verwerkingen van persoonsgegevens die betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen binnen de ROM. Wij hebben deze informatie in dit (openbare) privacy beleid opgenomen, omdat wij bijvoorbeeld naar deze informatie verwijzen in onze opdrachtbevestiging.

Sturen van e-mails over eigen gelijksoortige diensten of bijeenkomsten

Bestaande netwerkleden worden op regelmatige basis per email geïnformeerd over onze diensten of bijeenkomsten. Op basis van de wet (in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet) is het toegestaan om bestaande netwerkleden zonder toestemming uitingen te sturen over eigen gelijksoortige producten of diensten. Onderaan de betreffende e-mails vind je een link waarmee je jezelf eenvoudig voor alle uitingen van de ROM af kunt melden. De ROM maakt onderscheid in het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Je kunt in de opdrachtbevestiging per product aangeven wat je wel en niet wilt ontvangen.

Foto’s van evenementen

De ROM organiseert met enige regelmaat evenementen en bijeenkomsten. Het is mogelijk dat tijdens deze evenementen foto’s worden gemaakt. Het is mogelijk dat de ROM deze foto’s publiceert, bijvoorbeeld in een nieuwsbrief of andersoortige uiting. De ROM zal dit ten tijde van het evenement ook mededelen en vragen of bezwaar bestaat deze mogelijke publicatie. Indien mogelijk wordt direct op een mogelijk bezwaar geanticipeerd door de betreffende persoon niet of niet herkenbaar is beeld te brengen.

De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat bovengenoemde verwerkingen plaatsvinden. Dit zodat wij kunnen onderbouwen dat de ROM actief investeert in haar klanten en relaties.

Let op dat je te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat wij foto’s publiceren, gebruik kunt maken van jouw recht van bezwaar. De ROM zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen foto publiceren waarop je bent afgebeeld. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacy beleid ook aan de orde.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig.

Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven. We gebruiken cookies om onze content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. We delen informatie over jouw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die je aan ze hebt verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van jouw gebruik van hun services.

Hieronder volgt een specifiekere uitleg over welke cookies wij verzamelen voor welk doeleinde:

Noodzakelijke cookies: Noodzakelijke cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Voorkeurscookies: Voorkeurscookies zorgen ervoor dat een website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van jouw voorkeur of de regio waar je woont.

Statische cookies: Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.

Marketing cookies: Marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.

Bewaartermijn

De ROM bewaart de persoonsgegevens tot je aangeeft de gegevens te willen wijzigen of te verwijderen. Je kunt te allen tijde jouw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Als je jezelf geheel wenst uit te schrijven, worden jouw persoonlijke gegevens direct verwijderd.

Bron persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die je ons zelf hebt verstrekt via:

1. De virtuele assistent (Landbot) op de website
2. Het aanmeldformulier voor de nieuwsbrief
3. Het aanvraagformulier van een download
4. Het aanmeldformulier voor een evenement georganiseerd door de ROM of waarbij de ROM organisatiepartner was
5. Het sollicitatieformulier via Homerun
6. Of in contact met één van onze medewerkers

Wij verkrijgen geen persoonsgegevens van derde partijen.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van de ROM worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en sub-verwerkers. In het geval van de ROM gaat het om hostingbedrijf Insiders, het e-mailmarketing bedrijf Spotler, waarin we gegevens verwerken en dat zorgt voor het verzenden van (automatische bevestigings-) e-mails. De verwerkers en sub-verwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van ROM en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan andere partijen. Jouw persoonsgegevens worden wel gedeeld aan andere partijen als wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Jouw privacy rechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) heb je een aantal rechten. Je hebt het recht om de ROM te verzoeken om inzage (art 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of het wissen van jouw persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heb je het recht om de ROM te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.

Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact opnemen met ons via info@romutrechtregion.nl of via het telefoonnummer +31 (0)85 022 13 44.

Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Als je niet tevreden bent over de manier waarop de ROM met jouw persoonsgegevens omgaat, dan vernemen wij dit graag van je.  Je hebt ook altijd het recht om klachten over onze omgang met jouw privacygevoelige gegevens te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Social Media

Je kunt via de website van de ROM doorklikken naar diverse sociale mediakanalen. Deze sociale media verzamelen informatie over je, bijvoorbeeld door het gebruik van cookies.

1. LinkedIn privacyverklaring
2. Twitter privacyverklaring

Doorlinken

Je kunt via de website van de ROM doorklikken naar websites van onze partners. Mogelijk verzamelen deze websites informatie over je. Welke informatie wordt verzameld, kun je bij de diverse websites nagaan of opvragen.

Google

Als je onze website bezoekt vanuit Google, zal Googlegegevens van je verzamelen. Welke gegevens Google over je verzamelt is beschreven in haar eigen privacyverklaring.

Wijzigingen

Dit privacy beleid kan worden gewijzigd. Indien er wijzigingen plaatsvinden, stellen we je hiervan op de hoogte. De huidige versie van het privacy beleid is het laatst gewijzigd op 22 maart 2021.